PDCAを回して仕事をよくしていくためには?

おはようございます。だんだんと寒さが増して来ました。コロナウイルスの感染者も日々増加傾向にありますね。。。私も来週に長崎に行く予定だったのですが雲行きがあやしいです。

さて、今日はPDCAについて学びました。

社会人になったら必ず言われるPDCA。聞いたことがあるのではないでしょうか?

PDCAとは、単になんとなく仕事をしていても、進歩がないから、サイクルとして少しずつ仕事をよくしていく方法の事を言います。

会社を起こして1年半を迎え、今回はPDCAについて勉強してみました。

PDCAとは、まずPlan(計画)→ Do(実行)→ Check(評価)→ Act(改善)の 4段階を繰り返すことによって、業務を改善する事と書かれていました。

個人的には、仕事の質を常に上げていく事はすごく大切な事なので、このように改善していくプロセスはとても大切だなと感じました。

でも普通は、「同じ失敗は2度としない」みたいな言い方で、片付けてしまうことが多いので、これをきちんとシステム的に理論化してくれているのはとても役に立ちます。

では具体的にそれぞれの段階は何を指しているのかを、みていきます。

Plan(計画

Planは現実の実績や予測、データなどを元に計画を作成する事。

どんな事をするにしても、目標やゴールを決めてから行わないと、何を持って達成したかをはっきりできないので、これはとても大切ですね。

でも私的には、時にはなんとなくやりたい事はあって、とりあえずスタートしてしまう事もあるなーと感じたりもしています。

この際に重要になる指標に、定性と定量という概念があります。定量とは、数字にできる目標、定性とは、数字にはできない目標です。

例えば、15%販売数を増やすという目標は定量、お客様のアンケートで、特定の機能名が出てくるようにするという目標は、定性です。

実際にはうまく組み合わせて、まずはどこを目指すのかを明確にしていきたいと思います。

Do(実行

Doとは計画に沿って業務を行うことを言います。これはその名の通り実際に計画を実施する事です。

弊社の場合は、提供しているユーザの数を増やして、サービスの品質を上げていく事、それに向けた広告宣伝、営業活動、開発の指示を考えたり、資料を作成して、お客様と連絡をとって、実際に会ったり色々な実行フェーズがあります。

弊社では、半月ごとにやることを決めておいて、それを毎日の行動計画の中に落として、その日の作業を決めていきます。

その日にした事は、消し込みをして行くことで「視える化」して行くようにしています。

やはりこのプロセスは一番大事なプロセスですね。これがないと何も動きませんね。

でも漫然とするのではなくて、計画に基づいて行わないと、積み上がっていかないので、それをいつも意識しています。

Check(評価

Checkは実際の行動が計画通りに行ったかどうかを評価すること。

ここからが、弊社の今の業務において特に重要な部分だと感じました。

今手かげているいくつかの事業において、実施を計画プロセスと比較して、どのようになっているかを評価する訳ですね。

その際、目標に対して、なんとなくできたとか、できていないにならないように、明確な数値目標や、評価軸が求められる訳です。

また計画した時から考えると想定してなかったような事が起きることも多くあると思いますが、それらも加味してここは冷静に評価をすべきなんですね。

私はどうもこの評価プロセスが苦手。。自分なりにできたとか、できなかったで満足してしまう傾向があるので、ここは冷静に評価をすることを心がけていきたいと思います。

Act(改善

Actは評価した結果、計画に沿っていない部分を調べて改善をすること。

仕事をやりっぱなしにしてしまうと、改善が見られないです。せっかく評価をしたのだから、ここからどのように改善できるかを考える事が大切です。

うまく行った時でも、それには偶然や自分たちの行動以外の要素でうまくいった事があります。

そんな時単に、「よかったよかった」で終わってしまうと改善は見られなく、PDCAを回しても、同じ事を繰り返し、うまく行ったり、行かなかったりしてしまいます。

逆にうまくいなかった時は、Cの段階で理由がわかる事が多いので、それを元にどうすればいいかをきちんと考える事が大切なのですね。

この時に、単に精神論で、「次回から頑張ろ」では、改善になりません。具体的に次回からはどうするかを、考えて対策を練ることが、Aなのですね。

PDCAの流れ

このように4つの段階を踏んで、仕事をして行くことが、PDCAの流れです。もう会社を始めて1年半、PとDが回っている業務はたくさんあります。

でもCとAがきちんとできていないものがあると今回感じました。

さて、このPDCAの重要なのはこの先なんです。先程の絵を見ると、この最初のAが、次のPに繋がっていく事、ここが一番の肝なんだと感じます。

だからこのAを元に新しいやり方を作り次の計画につなげて行くことで、このサイクルは、いつまでも続くということです。

一回目のPDCAより二回目のPDCAはより高いレベルでの回転になりますし、三回目、四回目とどんどんと上がっていきます。

さいごに

今回はPDCAについて勉強しました。凄く身になる内容で、今の私と会社にとっても大切な知識でした。

検証結果を受け、今後どのような対策や改善を行っていくべきかを検討します。

Checkで仮説の検証、要因分析がしっかりと行えないと、誤った対応策を立てることがあるため、注意が必要です。

この4段階を順次行って1周したら、最後のActを次のPDCAサイクルにつなげ、螺旋を描くように1周ごとに各段階のレベルを向上させて、継続的に業務を改善して行くことが大切なのですね。

さて、今年も残りわずかです。悔いのないように2020年あと少し頑張って行きたいと思います^^

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です